Contar en tu día a día con una adecuada gestión del tiempo te va a ayudar a enfrentarte a tus tareas con más eficacia, más eficiencia y mayor productividad.
Tanto en tu trabajo como en tu vida personal, es importante que sepas, en primer lugar, cuál es tu misión y, seguidamente, conocer qué objetivos tienes que cumplir para llegar hasta ello.
Para una correcta gestión del tiempo no basta con propuestas banales ni descontextualizadas. Es imprescindible que traces unas tareas concretas, definidas en un tiempo específico, que serán las que tengas que ejecutar para alcanzar esas metas que te has fijado.
Debes decidir, del mismo modo, cuáles harás tú mismo y cuáles podrás delegar, pues el saber delegar es parte fundamental para que tu horario esté lo más y mejor organizado posible.
Sé realista cuando fijes tus plazos y los objetivos que tienes que cumplir.
Los ladrones de tiempo
Los ladrones de tiempo son aquellas circunstancias, imprevistos o situaciones, que nos están quitando unos minutos muy valiosos para poder desarrollar ese trabajo en perfectas condiciones.
Debes aprender a identificarlos para conseguir enfrentarte a ellos y no caer ante sus provocaciones. Los más frecuentes en el ámbito laboral son los siguientes:
- Una reunión.
- Una visita que no esperas.
- Llamadas de teléfono constantes.
- Desorden en tu mesa o en tu entorno de trabajo.
- Whatsapp, redes sociales…
- El correo electrónico.
- Una interrupción.
Aunque también pueden extrapolarse a la parte más privada de nuestra vida, fuera del trabajo…
Cuando pierdes la concentración por alguna de estas distracciones vas a tardar unos 20 minutos en recuperar el nivel que tenías antes de que sucediera, un tiempo demasiado vital como para desaprovecharlo, ¿no te parece?
¿Cómo hacer una correcta gestión del tiempo?
Planifica tu jornada
Por eso, es muy importante reflexionar y programar tu jornada. Dedica 10 minutos cada a día a planificar las tareas y objetivos que debes ejecutar al día siguiente, verás como te enfrentas de manera distinta a tu nuevo día.
Delegar es clave
Por otro lado, es necesario, también, que aprendas a delegar, identificando qué tarea vas a dar a la otra persona y haciendo un seguimiento de cómo evoluciona el tema. Sin atosigar. Se trata de confiar para tú poder organizar mejor tus propias horas.
Define tus tareas principales
Asimismo, debes focalizar tu atención sobre aquello que es primordial que hagas en cada momento y priorizar.
Define las tres tareas más importantes que tendrás que llevar a cabo ese día y comienza por ellas. Eso sí, hazlo centrado al máximo en aquello que tienes entre manos, evitando distracciones, escapando de los que hemos visto que eran los ladrones del tiempo.
Evita distracciones
Lee tu email en un horario concreto, y el resto del tiempo ten tu bandeja de entrada cerrada. No mires el móvil, desactiva notificaciones y céntrate en lo que estás haciendo. Todo puede esperar.
Aprende a decir que «NO»
Finalmente, aprende a decir “no” si te cargan con tareas que no te corresponden y que no te ayudan precisamente, sino que interfieren en la correcta consecución de tus objetivos y en la adecuada gestión de tu tiempo.
